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「AIで業務効率化」と言われても、自分の仕事のどこをどう任せればいいのかは分かりにくいものです。愛媛の事業者の方からも、そうしたご相談をよくいただきます。ツールの紹介記事は多いのですが、実際に毎日動かしている状態がどんなものかは、あまり書かれていません。このコラムでは、私たちが自社の業務で実際に回している5つを具体的に挙げます。あわせて、この実例が個人事業から数人規模の話であることを踏まえ、従業員のいる会社で追加になる論点も整理します。
先に、AIに向く仕事の切り分け方を整理します
効率化の話に入る前に、任せる先を選ぶ物差しがあると迷いません。私たちが使っているのは、「答えが一つに決まらないが、型は決まっている仕事」から渡すという考え方です。
- 向いている文章の下書き、データの転記、分類・仕分け、要約、定型の返信文づくりが当てはまります
- 条件つきで向く調べもの、企画の案出し。最後に人が事実確認をする前提であれば使えます
- 向いていないその場の判断や責任がともなう仕事、相手の事情を汲んだ交渉、金額の最終決定は任せられません
大事なのは、判断そのものを渡さないことです。判断の材料をそろえるところまでをAIに任せ、決めるのは人が行います。この線を引いておくと、任せすぎて事故が起きることを防げます。
実例——自社で実際に回している5つ
ここからは、私たちが日常的に動かしているものです。どれも一度つくって終わりではなく、いまも実際に使い続けているものだけを挙げます。
1. 記事や投稿の下書きをつくる
コラムの多くは、下書きの生成から公開までを仕組みにしています。テーマと狙う検索キーワードを決めておき、手元の一次情報（自社アカウントの数字や、これまでの運用記録）を渡して下書きを出させ、人が事実確認と書き直しをして公開する流れです。効いているのは執筆の速さより、「書き出しで止まる時間」がなくなることです。
2. 記事や投稿に使う画像を生成する
写真素材を探して選ぶ作業も、生成に置き換えています。記事の内容に合う構図を言葉で指示して複数案を出し、その中から人が目で選んで使います。ここも選ぶ判断は人に残しています。
3. 注文データから作業リストを自動でつくる
苔の販売はネットショップで受けているため、注文が入ると発送作業が発生します。注文データを読み取って、まだ発送していないものを抽出し、同梱できる注文や送付先の変更を拾い出したリストを自動で出す形にしています。人が目視で表計算ソフトを追いかける作業がなくなったのが一番の変化です。
4. メールの作成・送信・仕分けを回す
メールまわりも仕組みにしています。文面の作成、送るタイミングの管理、返ってきた内容の仕分けまで、人が手を動かすと時間がかかる部分を自動で回す形です。返信は内容ごとに分けられるので、対応が必要なものだけを見れば済みます。
ただし、この領域はどこまで自動にしてよいかが相手や業種によって大きく変わります。設計を誤ると相手の印象を損ねるため、具体的な組み方はご相談の中で個別にお伝えしています。関心のある方は、無料相談のときにお声がけください。
5. 動画や音声を文字にして、検索と議事録に使う
撮影した動画や配信・講座の音声を文字起こしし、キーワードで探せる状態にしています。「あの話、どの回でしたか」を探す時間がなくなり、過去に自分が話した内容を根拠として引けるようになりました。
打ち合わせの録音も、同じように文字起こしして要点を整理し、議事録の下書きに使っています。こちらは仕組みとして自動で回しているのではなく、必要なときに手元で動かす形です。ゼロから書き起こすのと、下書きに手を入れるのとでは、かかる時間がまるで違います。
ここまでは、個人事業から数人規模の話です
正直に書いておきます。ここまでの5つは、私たち自身が使う前提でつくったものです。使う人が自分（と、ごく少人数）なので、細かいルールを決めなくても回っています。指示の出し方が多少ばらついても、結果を見て自分で直せるためです。
そのため、従業員が複数いる会社に、この形をそのまま持ち込むとうまくいきません。人が増えると、同じ道具でも起きることが変わるからです。愛媛で私たちがご相談を受ける中でも、一人でやっている事業者の方と、スタッフを抱える会社とでは、最初に決めるべきことが違います。
従業員がいる会社で、追加になる4つの論点
ここからは実例ではなく、導入をご一緒する中で共通して出てくる論点です。会社の規模や業種によって答えは変わりますが、検討すべき項目自体はおおむね共通しています。
- 入力してよい情報の線引きお客様の個人情報、見積金額、契約書の中身をどこまで入れてよいか。ここが曖昧だと、使う人によってばらつきが出ます
- 属人化させない形にする一人だけが使いこなす状態は、その人が抜けると止まります。指示文をテンプレートとして共有し、誰でも同じ結果を出せる形にします
- 確認をどこに挟むかお客様に出るもの（メール文、見積、告知）は、送信前に人が見る工程を必ず残します。社内向けの下書きなら、確認を省いてよい場合もあります
- 教える手間を見込む道具を入れれば使えるようになる、とはなりません。使う場面を一つか二つに絞って型を渡し、慣れてから広げるほうが定着します
逆にいえば、この4つを決めないまま全社に広げるのが、いちばんつまずくパターンです。まず一つの業務、一つの部署から始めて、型ができてから横に広げる進め方をおすすめしています。
どこから手を付けるか——費用と体制の考え方
効率化の判断軸は、削減できる時間と費用の比較です。たとえば毎週2時間かかっている集計や書類作成が15分になれば、月あたり7時間ほどが空きます。その時間を売上につながる仕事に充てられるなら、投資する意味があります。
ねざしマーケティングでは、いきなり仕組みをつくるのではなく、AIなんでも相談（出張90分・3名まで・15,000円、税込16,500円）で実際の業務を1つ題材にその場で動かしてみるところから始めていただくことが多いです。動かしてみると、思っていたところより別の作業のほうが効く、と分かることがよくあります。
愛媛県内であれば、野村町内は出張費なしで、西予市内や大洲市・八幡浜市などにも伺っています（地域に応じて出張費が必要です）。そのうえで、業務の棚卸しから設計する場合はAI活用診断、繰り返し作業を仕組みにする場合は自動化、といった順に進みます。AI導入の最初の一歩の決め方は生成AI導入のはじめ方のコラムでも整理しています。
なお、AI以前にパソコンやネットワークの環境で止まっている場合は、そちらを先に片付けたほうが早いこともあります。その場合はPC・ITサポートで対応しています。
まとめ——小さく始めて、決めることを先に決めます
AIによる業務効率化を進めるときは、次の順番で考えると迷いません。
- 渡す仕事を選ぶ「答えは一つに決まらないが、型は決まっている仕事」から渡します
- 判断は人に残す材料をそろえるまでを任せ、決めるのは人が行います
- 一人規模と会社規模で分けて考える人が増えるなら、情報の線引き・属人化対策・確認工程・教育を先に決めます
- 一つの業務から始める型ができてから横に広げるほうが、結果的に早く定着します
自分の仕事のどこがAIに向くかは、実際に動かしてみるのがいちばん早い判断方法です。下の無料相談からお気軽にお声がけください。
よくあるご質問
AIで効率化できる仕事と、できない仕事の違いは何ですか？
「答えが一つに決まらないが、型は決まっている仕事」がいちばん向いています。文章の下書き、データの転記、分類、要約などです。逆に、その場の判断や責任がともなう仕事、相手の事情を踏まえた交渉ごとは向いていません。判断そのものを任せるのではなく、判断の材料をそろえるところまでをAIに任せ、決めるのは人が行う、という切り分けが現実的です。
従業員が使う場合、何から決めればいいですか？
先に「入力してよい情報」の線引きを決めてください。お客様の個人情報、見積金額、契約書の中身などをどこまで入れてよいかが曖昧なままだと、使う人によってばらつきが出ます。そのうえで、使う場面を一つか二つに絞り、型（指示文のテンプレート）を共有すると定着しやすくなります。全業務に広げるのは、その後で問題ありません。
小さな会社でも、費用をかける価値はありますか？
作業時間の削減額と比べて判断してください。愛媛でご相談をいただく事業者の方も、まずここで迷われます。たとえば毎週2時間かかっている集計や書類作成が15分になれば、月あたり7時間ほどが空きます。その時間を売上につながる仕事に充てられるかどうかが判断軸です。ねざしマーケティングでは、いきなり仕組みをつくるのではなく、AIなんでも相談（出張90分・3名まで・15,000円、税込16,500円）で実際の業務を1つ題材に動かしてみるところから始めていただくことが多いです。
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